4 Əsas Layihə İdarəetmə Mərhələləri - Tam Bələdçi

Layihə idarəetmə sahəsində bir başlanğıc edirsinizsə və layihənizin idarə edilməsi prosesinin qurulmasının asan bir yolunu axtarırsınızsa, layihələrinizi başdan sona qədər idarə etməyinizə kömək edə biləcək düzgün layihə idarəetmə həyat dövrü təlimatına sahibik. .

Bütün proses böyük görünə bilər, ancaq bir neçə əsas layihə idarəetmə addımını atsanız, bütün tapşırıqları düzgün ardıcıllıqla və lazımi vaxtda yerinə yetirə bilərsiniz. Layihə rəhbərliyi ideyası sizin üçün olduqca mücərrəd görünürsə, bir sıra təlimatlara və keyfiyyət standartlarına uyğun olaraq bir layihəni başa çatdırmaq üçün keçməli olduğunuz bir sıra məntiqi mərhələlərin olduğunu unutmayın.

Budur, qrupunuzun işini asanlaşdıracaq və səylərinizi sürətləndirəcək 4 əsas layihə idarəetmə mərhələsi və prosesi.

  1. Layihənin başlanğıc mərhələsi - müştərinizin dəqiq tələblərini öyrənməyə və layihəni başa çatdırmaq üçün lazımi mənbələrin olub olmadığını təhlil etməyə həsr olunmuşdur.
  2. Layihənin planlaşdırılması mərhələsi - layihənin inkişaf dövrü ərzində atılmalı olan dəqiq detallı addımları atmaq üçün mükəmməl zamandır
  3. Layihənin icrası və monitorinq mərhələsi - çatdırılma hazırladığınız və layihənin təkamülünə nəzarət etdiyiniz ən vacib mərhələdir
  4. Layihənin bağlanması mərhələsi - bütün müqavilələri bağlayın və gələcək layihələrə hazırlaşmaq üçün keçmişdə səhv olanları müzakirə edin

1. Layihənin başlanğıc mərhələsi

Başlama mərhələsi, müştərinizin məqsədlərini və tələblərini öyrənmək, şirkətinizin böyüməsi üçün bir layihənin əhəmiyyətini və layihəni uğurla başa çatdırmaq üçün lazımi mənbələrə sahib olub olmadığınızı müəyyənləşdirmək lazımdır.

Növbəti həyat dövrünə keçməzdən əvvəl iki sadə layihə idarəetmə addımının siyahısı var:

  • Müştərinizin tələblərinin hərtərəfli siyahısı
  • Layihənin bütün detallarını özündə əks etdirən standart sənəd

Atılacaq addımlar:

1. Əvvəlcə müştəri ilə ilkin görüşməyiniz lazımdır. Bu addım çox vacibdir, çünki müştərinin dəqiq tələblərini xəritələməlisən. Onlar üçün nə üçün vacib olduğunu və sonunda nəyə nail olmaq istədiyini öyrəndiyinizə əmin olun. Bu şəkildə, əvvəldən layihənizin uğurunu təmin edirsiniz. Heç bir layihə meneceri, müştərilərin dəqiq ehtiyaclarını və məqsədlərini başa düşmədikləri üçün bir şey etdikdən sonra bir şey dəyişdirməli olduqlarını öyrənmək istəmir.

Layihənin gerçək başlamazdan əvvəl də sizinlə müştəriləriniz arasında aydın əlaqə qurulmalıdır. Lazım olan bütün təfərrüatları əldə edin və fikirləri üçün irəliləyişlər təklif etməkdən azad olun. Əvvəllər oxşar layihələrlə məşğul ola bildiyiniz üçün verdikləri qərarların keçmiş təcrübəniz əsasında layihənin inkişafı üçün düzgün olub olmadığını təhlil edin. Yaranan problemlər və risklər çox vaxt oxşar olur. Ancaq bu dəfə, şübhəsiz ki, bunları düzgün həll edə və layihənin inkişaf dövriyyəsindəki lazımsız səhvlərdən və səhvlərdən qaçınacaqsınız.

Bilmək üçün YAXŞI

Potensial bir müştəri ilə ilk görüşlər də layihə ilə davam etmək istəməyinizi seçməyə imkan verməyiniz üçün nəzərdə tutulmuşdur. Çox mürəkkəb və ya çox baha başa gəldiyiniz təqdirdə bir layihədən imtina etmək hüququnuz var, əgər başqası ilə məşğul olmaq üçün vaxt itirmədən başqa layihələr üzərində işləməlisinizsə, bunun üçün kifayət qədər mənbəyiniz yoxdursa və ya hətta şirkətinizin məqsədlərinə uyğun gəlmir.
Müştəri ilə müzakirə etdiyiniz şey həmişə yazılmalıdır. Daha çox insanı cəlb edən daha böyük layihələr üçün, layihənin detallarını özündə cəmləşdirən standart sənəd də yarada bilərsiniz. Bunu etməklə, prosesdə heç bir detalın unudulmayacağına əmin olursunuz.

2. Baxış. Qarşınıza çıxacaq təhlükələrin layihənin məqsədlərinə çatması və müştərinin tələblərinə cavab verməyinizə necə təsir etdiyini təhlil edin. Unutmayın ki, hər hansı bir qərarı icra etməzdən əvvəl müştərilərlə ünsiyyət qurmalısınız, çünki onlar layihənin birbaşa faydalanan tərəfdarıdırlar.

2. Layihənin planlaşdırılması mərhələsi

Müştərinizlə ilk müzakirələrdən sonra dəqiq planlar hazırlamağa başlaya bilərsiniz. Bunları yaxşı yazmaq lazımdır ki, komandanız vəzifələrini yerinə yetirməkdə çətinlik çəkməsin. Əsas strategiyaya dair hər hansı bir səhv və qarışıqlıq layihənin inkişafını ləngidə bilər.

Bir layihə idarəetmə planı, əslində, komandanı qarşılaşa biləcəkləri risk və maneələrə hazırlayarkən ümumi hədəflərinizə çatmağınıza istiqamətləndirə biləcək bir dərslikdir. Bu mərhələni əvvəlkindən fərqləndirmək üçün başlanğıc addımını düşünməlisiniz, bu müddət ərzində yalnız ilkin məlumatlara əsasən fərziyyələr edirsiniz, layihə planlaşdırma mərhələsi isə əslində hər şeyi kağıza qoyduğunuzda və müəyyən qərarlar qəbul etdiyiniz zaman.

Tipik bir layihə idarəetmə planında bir sıra mənbələrdən və müddətlərdən asılı olaraq komandanın həyata keçirəcəyi bütün fəaliyyətlər və vəzifələr təsvir ediləcəkdir.

İcra və nəzarətə keçməzdən əvvəl nəzərə almalı olduğunuz layihə planlaşdırma mərhələlərinin bir siyahısına baxın:

  • Bir ümumi layihə planı yaratmaq üçün bir yığıncaq keçirin
  • Müəyyən edilmiş rol və vəzifələri olan bir komanda tapın
  • Müəyyən bir ünsiyyət üsuluna üstünlük verin
  • Riskləri və məhdudiyyətləri müəyyənləşdirin
  • Vəsaitlərinizi bölün
  • Resursları seçin
  • İş qrafikinə uyğun olaraq iş qrafiki
  • Müştərinin təsdiqini alın
  • Planınızı lazım olduğu qədər dəfələrlə nəzərdən keçirin

Atılacaq addımlar:

1. Ümumi plan yaradın. Layihənin planlaşdırılması prosesinin necə icra ediləcəyini və hər bir işin nəticələrini necə ölçəcəyinizi və nəzarət edəcəyinizi müəyyənləşdirin.

Komandanızın suallarına cavab verməyə və ola biləcək narahatlıqları həll etməyə hazır olun. Bütün işçilərinizin fikirlərini fəal dinlədiyiniz və biliklərinizi layihənizin inkişafına birləşdirdiyiniz əsasdır. Beləliklə, bir addım irəli gedin və qrupunuzun layihənizin planına töhfə verməsinə icazə verin.

Bir tapşırığın nə vaxt tamamlandığını və növbəti tapşırığa və ya daha inkişaf etmiş layihələrə keçmək üçün vaxtın nə vaxt olacağına qərar verməyin vaxtıdır.

Əlavə olaraq, şirkətinizin inkişafı və gələcək layihələrinizdə layihənin faydaları ilə bağlı bəzi məqsədlər təyin edə bilərsiniz.

2. Layihənin əsas komandasını təyin edin və əsas rol və vəzifələri bölüşdürün. Hər bir işi başa çatdırmaq bacarığı olan insanları tapın. Müxtəlif sahələrdə mütəxəssis olan üzvlərdən ibarət əsas heyət formalaşdırmaq ən yaxşısıdır.

Komandanızda əsas bir insan yoxdursa, həmişə layihənizin ehtiyaclarına uyğun bir mütəxəssis işə götürə bilərsiniz. Bir komandanın içində yaxşı oynaya biləcəyinə əmin olun, çünki üzvlərinizin səmərəli ünsiyyət qurmaları və bacarıqlarını balans etmələri vacibdir. Alternativ olaraq, müəyyən bir layihə üçün tələb olunan vəzifələri yerinə yetirmək üçün mövcud üzvlərə də məşq edə bilərsiniz.

3. Bir rabitə planına qərar verin. Komandanızın bir-birinizlə, habelə müştəri və ya sponsorunuzla ünsiyyət quracağı bir və ya daha çox əvvəlcədən təyin edilmiş metodu seçin.

Effektiv ünsiyyət hər hansı bir arızanı və ya səhvini düzəltməyəcəyinizi və layihənizin son variantının uğurlu olacağını təmin etmək üçün açardır. Müştərilərinizin gündəlik olaraq hansı tip məlumatları tələb edəcəyi, onu necə çatdıra biləcəyiniz və keyfiyyət standartları barədə daha çox məlumat əldə etməyə çalışın.

4. Risklərə daha yaxından baxın. Tədqiqatlara əsasən, layihənizi gecikdirə biləcək hər bir riski və ya maneəni necə idarə edə biləcəyinizi komandanızla müzakirə edə bilərsiniz. Risklərin qarşısını almaq üçün daha çox məsləhət və məsləhət almaq üçün təcrübəli işçilərinizin köməyinə müraciət edə bilərsiniz. Uydurma ssenarilərdən başlayaraq risklərin qarşısını almaq və vurduğu ziyanı düzəltməyin yollarını tapın. Nəzarət edə biləcəyinizi və qarşısını almaq üçün ən yaxşısını kəşf edin.

Layihə rəhbərliyində bir sıra riskləri necə müəyyənləşdirə biləcəyinizə nəzər yetirin.

5. Maliyyə planı yaradın. Başlanğıcda təyin etdiyiniz büdcə, bütövlükdə layihənin inkişaf dövrü ərzində istifadə ediləcəkdir. Tələb etdiyiniz bütün vəsaitlərin təsdiqlənməsi lazımdır ki, istifadə edəcəyiniz büdcənin haqlı olduğundan əmin olun. Vəsaitlərinizi komandaya necə ayıra biləcəyinizi nəzərə alaraq xərclərinizi bölün. Daha çox pul xərcləmək istədiyiniz əraziyə üstünlük verməyiniz məcburidir. Bunun üçün layihənizin əsas məqsədi və layihənin hər bir hissəsinin ona necə təsir edəcəyi barədə düşünməlisiniz. Düşünə biləcəyiniz bəzi sahələrə məhsulun inkişafı, dizayn, sınaq, marketinq, menecment, insan resursları və s. Büdcəniz ya əvvəlcədən təyin edilmiş ola bilər və ya layihə hazırlanarkən müəyyənləşdirilə bilər.

6. Resurslar planı yaradın. Vasitələri və hər bir işi başa çatdırmağınız lazım olan digər mənbələrin sayına dair qərar verin. Bir layihə idarəetmə proqramı, Gantt Çizelgeleri, qrafiklər, Kanban lövhələri, mərhələ tabloları, foto tənzimləmə proqramları və hətta maaş və ya tətil günləri kimi kadr vəzifələrini izləmək üçün vasitələrdən istifadə etməyi düşünün.

Hal-hazırda bir çox resurs mövcuddur, buna görə büdcəniz məhdud olsa da, hər zaman bir vasitənin ucuz və ya pulsuz versiyasını tapa biləcəksiniz. Bununla birlikdə, bu vasitələrin və həll yollarının işinizə gətirilməsini istədiyiniz keyfiyyəti də nəzərə almalısınız. Komandanızda əskik olduğunuz bir rolu əvəz etmək üçün proqramdan istifadə etməyi düşünün.

7. Hər bir fəaliyyəti və bütün layihəni başa çatdırmaq üçün lazım olan vaxtı qiymətləndirmək üçün bir cədvəl hazırlayın. Təqviminizi hazırlayın ki, bütün fikirləriniz yolda olsun və müəyyən edilmiş plana uyğun düzgün idarə olunsun. Bunu etməklə heç bir addım atılmayacaqdır. Bu, xüsusilə vacibdir, çünki bir tapşırıq tez-tez digərindən asılıdır və bir tapşırığın gecikməsi bütün layihəni təxirə sala bilər. Müştərinizin tələblərinə cavab vermək və işçiləriniz üçün lazımsız səy göstərmədən və saatlar sonra sağlam bir iş mühitini qorumaq üçün həqiqi düşünün.

Planlaşdırma üçün Gantt Diaqramından və ya layihənizin ehtiyaclarına uyğun hər hansı digər vaxt izləmə proqramından istifadə edin. Bir cədvəlin son versiyasını dayandırmadan əvvəl, hər bir üzvün tapşırıqlarını yerinə yetirməsi üçün nə qədər vaxt lazım olacağını öyrənmək üçün komandanızla danışın.

8. Müştərinin təsdiqlənməsi. Bəzən müştərilərin təsdiqlənməsi planlaşdırma mərhələsindən əvvəl baş verə bilərsə də, müştəriyə aydın və ətraflı bir plan təqdim etdikdən sonra layihənizin təsdiqlənməsinin ən yaxşısıdır. Layihənizin planını necə nümayiş etdirdiyiniz sizə bağlıdır, amma mümkün qədər asan başa düşməyinizi unutmayın. Ətraflı planlaşdırma sizi hər hansı bir riski almaqdan çəkindirəcək və layihənizin düzgün inkişafı üçün bəzi məcburi hissələrin olmadığını görsəniz, hər zaman daha çox ehtiyat, daha çox vaxt və ya daha yaxşı bir büdcə tələb edə bilərsiniz. müştərinin dəqiq ehtiyacları.

Bir layihə rəqəmsal olaraq planlaşdırırsınız? Layihə planlaşdırma proqramından istifadə barədə təlimatımızı oxuyun.

3. Layihənin icrası və monitorinq mərhələsi

Bu, bütün layihə idarəetmə həyat dövrünüzün əsas və ən vacib mərhələsidir. Layihənin əsl başlanğıcıdır. Bu addıma planlaşdırma mərhələsinin nəticəsi olaraq baxa bilərsiniz, çünki bu, layihənin inkişafının bu hissəsi zamanı seçdiyiniz işdən asılıdır.

Layihənin icrası mərhələsində, siz və komandanız, əvvəlki layihə idarəetmə addımlarında planlaşdırdığınız və qiymətləndirdiyiniz bütün aspektlər üzərində işləyəcəksiniz. Məhz bu mərhələdə bütün diqqətinizi yönəltməlisiniz və düzgün bir layihə inkişaf dövrü üçün səhv etməkdən çəkinirsiniz. Daha əvvəl qəbul etdiyiniz qərarları həyata keçirməyə başladığınız üçün layihənin icrası mərhələsi də adlanır.

Bu mərhələ üçün əsas hədəfləriniz çatdırılma hazırlamaq, qrupunuzu son layihə təhvili üçün vaxtında tapşırıqlarını yerinə yetirməyə həvəsləndirmək və layihənin tərəqqisinin hər tərəfinə nəzarət etmək olacaqdır.

İcra və monitorinq mərhələsində nəzərdən keçirməlisiniz.

  • Müştərinin məhsulunu dizayn etmək və inkişaf etdirmək üçün layihənin planına əməl etmək üzərində işləyirik
  • Tapşırıqları, riskləri, dəyişiklikləri, yeniləmələri, düzəlişləri və düzəlişləri izləmək və nəzarət etmək
  • Vaxt idarəetmə
  • Vəsaitləri idarə etmək
  • Keyfiyyət təminatı
  • Sıx şəkildə sınaqdan keçirin və bütün layihənin inkişaf dövrünü nəzərdən keçirin

Atılacaq addımlar:

1. Məhsulun dizaynı və inkişafı. Layihənin idarəetmə planına uyğun olaraq hər zaman ən yaxşısı; Bununla belə, bu, mümkün deyilsə, zəruri məqsəd və məqsədləri yerinə yetirdikdə orijinal planınızın dəyişməsi ilə seçim edə bilərsiniz.

Daha aydın və daha məhsuldar bir yaradılması prosesi üçün ünsiyyətlərinizi diqqətlə idarə edin. Geribildirim vasitəsilə bütün layihə idarəetmə dövrü ərzində üstünlük verdiyiniz ünsiyyət metodunuzu yenidən uyğunlaşdıra bilərsiniz. Mövcud metodlarınızı daha səmərəli olanlarla əvəz etməkdən qorxmayın.

Hər indi və sonra müştərinizdən əvvəlki tapşırığı təsdiqləməyinizi xahiş edə bilərsiniz ki, komandanız digər tapşırıqlarına keçə bilsin. Layihənizin müəyyən nöqtələrini və ya məhsulunuzun xüsusiyyətlərini dəyişdirmək və ya yeniləmək lazımdırsa, narahat olmayın. Əsas hədəflərinizə çatdıqda dəyişiklik məqbuldur. Hər hansı bir kiçik dəyişikliyin son məhsula təsirini nəzərə almağı unutmayın.

"Paymo blogunda tam yazını oxuyun."